安密电子充分调研部队需求，针对文件、档案及涉密载体管控难的现状研发了文件、档案及信息载体管控系统。该系统综合运用先进的物联网、嵌入式、指纹识别、图像处理、自动控制等多种先进成熟技术，对重要文件、档案及信息载体进行分布式存储/取出过程、在位情况及动向进行智能化、集中化、远程化、不间断管理与监控,系统随时随地掌握监管文件、档案及信息载体的动向，对违反规定私自带出文件、档案及信息载体的行为会发出声光报警，系统能够加强文件、档案及信息载体管控，严防失泄密问题的发生。该系统能够有效地提高文件、档案及信息载体使用效率及安全系数，正规文件、档案及信息载体使用秩序，极大地降低文件、档案及信息载体失控、失管、被盗等风险。
系统组成
系统由文件、档案及信息载体智能安全管理系统软件、物品安全存储柜、出入安全管控终端、物品标签（条码）组成。主要为U盘、移动硬盘、笔记本电脑、文件、档案等信息载体提供安全监控管理。通过管理软件和射频阅读设备组成射频电子识别系统，对文件、档案及信息载体在位及使用情况进行实时查询和追溯管理，利用读写器组成监管系统实现对进入涉密区域的人员和文件、档案及信息载体安全防泄密管理。
系统拓扑示意图
系统通过生物识别、密码、条码及射频等技术对操作人员、文件、档案及信息载体进行智能识别和管控，可与外围安防设备（如：红外探测、视频监控、门禁设备等）进行安全联动监控。系统软件采用B/S构架，实现网络化远程管理，真正实现“三权分立”管理模式，即系统管理员、审查管理员、授权使用人员的独立操作管理；系统自动记录文件、档案及信息载体存取过程信息以及各类报警信息；实时查询文件、档案及信息载体在位及使用情况；系统使用权限审批流程化，能够实现涉密载体出入权限管理，实现“在位检测、自动盘点、丢失报警”等多种功能。
应用场景
保密室（档案室、文印室）集中存取和管理
系统可广泛应用于各级机关保密室、档案室、文印室及保密涉密保管场所，能够正规文件、档案及信息载体使用秩序，有效提高文件、档案及信息载体使用效率及安全系数，有效防范失泄密等问题的发生；有利于部队利用信息技术管控“涉密人员、涉密场所、涉密文件、涉密档案”，及时掌握文件、档案及信息载体动态、快速了解和处理突发“涉密”事件，防范于未然，把控文件、档案及信息载体分发、管理及保密业务工作，做到事前可知、事中可控、事后可溯；有利于节约成本、节约人力，提高文件、档案及信息载体管理及保密工作效率。
系统有利于加强保密室（档案室、文印室）文件、档案及信息载体集中管控，加强涉密人员受控管理，提升涉密场所安全监控水平，加强文件、档案及信息载体综合信息分析管理，全方位提高文件、档案及信息载体信息化管理水平。
出入门禁（卡口）管控
出入门禁（卡口）管控，是利用射频识别技术实现对出入涉密区域的人员和涉密文件、档案及信息载体进行安全管控。系统通过管理软件和射频阅读设备组成射频电子识别系统，建立涉密文件、档案及信息载体及出入涉密区域的人员与射频电子标识间的一一对应关系，利用读写器组成监管系统实现对进入涉密区域的人员和文件、档案及信息载体的安全防泄密管理，对违反规定私自带出涉密文件、档案及信息载体的行为会发出声光报警，并同时记录文件、档案及信息载体的出入信息。
办公室独立安装
系统能够对重要文件、档案及信息载体进行分布式存储，可在各办公室独立安装，对重要文件、档案及信息载体存取过程、在位情况及动向进行智能化、自动化、不间断管理与监控，达到“集中管控”的效果和目的，“足不出户”地实现对自身管辖范围内的文件、档案及信息载体进行管控，方便办理人员实现科室文件、档案及信息载体管理的自主可控性，大大提高人员办公效率和文件、档案及信息载体安全管控水平。
网络化在线管控
网络化在线管控可通过网络实现基于角色权限的在线文件、档案及信息载体领用申请、在线审批、外带申请、审批进度查看、审批消息自动提醒等功能。文件、档案及信息载体的领用由领用人员提交申请，相关管理人员或领导同意之后，才能将相关文件、档案及信息载体带出保密室，否则会触发报警。相关申请和审核基于网页平台，操作简单、便捷，接入局域网的电脑均可进行基于权限的管理和日志查看。系统可设置文件、档案及信息载体带出后归还时间，如果被授权文件、档案及信息载体被带出，在规定的时间内没有归还入库，系统会提示报警，并通知管理人员处置。
系统功能
集中管理：能够对涉密笔记本电脑、移动硬盘、U盘、光盘及文件资料等物品集中统一管理；
精细管理：单件物品全寿命周期管理，后台自动记录物品的借用与归还日志；支持网络化的少量查找与物品定位，提高工作效率；
智能识别：利用射频、指纹和条码等识别技术对涉密物品的存取进行有效管理；
状态监控：利用计算机技术对涉密物品的存储和使用状态进行实时有效的监控；
安全防范：保密柜坚固的全钢结构柜体，红外探测、视频监控、门禁检测和震动传感等多种探测手段以及现场声光、安防联动、短信通知等多种报警方式，能有效阻止非法破坏及失泄密情况的发生；
追溯分析：自动记录文件、档案及信息载体的存取日志、系统及报警日志、存取实时录像，便于追溯；可以方便快捷地进行查询、统计并生成各类报表，便于管理分析；
自助存取：存放或取出物品时，人员到控制柜前，在界面上点击“存物”或“取物”按钮，并按下自己的指纹，即可进行存物或取物操作；当只有一件物品属于取物人员时，存放该物品的对应箱门自动打开并取出物品；当一人有多件物品时，需要在弹出界面上选择自己想要取出的物品即可；
远程监控：通过已有的计算机内部网络，可以对远端文件、档案及信息载体进行24小时实时监管，远程监控物品状况，实现远程无人值守监管；
实时查询：管理人员可以通过内部网络对被监管文件、档案及信息载体的所属单位、使用者、设备名称、存储位置、在位情况、使用情况以及历史信息等进行实时查询和管理；
实时报警：当涉密载体监管现场发生违规进入或发生违规取物、超时未归还、人为破坏系统、长时间无市电输入等报警事件时，系统会立即报警，报警方式主要有声光报警、短信报警、网络上报中心报警等；
视频监控和门禁智能管理：系统集成视频监控系统，实时采集现场视频画面，可以通过网络实现远距离视频监控；通过动态侦测，实时记录保管现场的录像，并可通过网络实现远程回放。系统可集成门禁系统，进入重要保管房间可以通过密码、射频卡、指纹方式授权准入，实现门禁的智能化管理；
过程监管：系统后台自动记录操作过程，便于日后查询和统计。通过内部网络，将单台或多台智能文件、档案及信息载体保管柜进行远程管理和实时监控，实时查看文件、档案及信息载体柜的开关状态和使用情况。
建设成效
数字化管控：实现涉密物品管控要素（涉密人员、涉密场所、涉密物品）的管控数字化；真实体现涉密物品在位情况、数量、警情及动向等数据化；报警、数据实时管理，数字化报表呈现；为文件、档案及信息载体管理提供准确、实时的管理数据，为保密管理提供数据基础。
自动化管控：将原有需人工干涉的操作转变为计算机辅助的自动化操作，实现管理工作的规范、高效、智能；日常存取，后台自动记录，无需人工登记存取记录；智能运维系统部署，易维护、易操作、易管理。
规范化管控：实现日常保密管理工作规范化，将各类日常文件、档案及信息载体管理工作中的业务数据数字化，如网上文件、档案及信息载体申请、审批、存取自动记录、外出监控、异常报警等，实现无纸化办公；提高文件、档案及信息载体管理水平，方便官兵在降低文件、档案及信息载体管控风险的环境下提高办公效率。
智能化管控：实现文件、档案及信息载体综合态势的实时掌控；根据预先设置决策规则，当系统数据的变化时智能提醒，辅助部队保密管理的决策；智能系统集成，展示文件、档案及信息载体管理态势。
综上所述，文件、档案及信息载体管控系统有利于管理整合信息资源、共享数据、统用统管；有利于利用信息技术管控“涉密人员、涉密场所、涉密文件、涉密档案及涉密载体”，及时掌握人员使用文件、档案及信息载体动态、分析行为轨迹，快速了解和处理突发“涉密”事件，防范于未然，牢牢把控信息保密业务安全防范工作，切实做到事前可知、事中可控、事后可溯；文件、档案及信息载体管控系统有利于节约成本、节约人力，提高工作效率，提升信息安全保密防范能力和信息化建设水平。